Digitalisation des actes d’état civil au Togo : Et si on faisait d’abord le point sur le fiasco avec le certificat de nationalité ?

Le ministre de l’Administration Territoriale, de la Gouvernance Locale et des Affaires Coutumières Colonel Awate Hodabalo et sa collègue  de la Transformation Numérique et de l’Efficacité du Service Public Cina Lawson ont annoncé,  lundi 15 décembre 2025, la mise en place d’un outil numérique accessible sur le guichet national des services publics. Ainsi , les citoyens peuvent désormais effectuer leurs demandes de copies des actes d’état civil à savoir naissance, mariage ou décès directement en ligne. Déjà déployé dans cinq communes pilotes notamment Agoè-Nyivé 1, Golfe 1, Avé 2, Zio 2 et Lacs 1, après Golf 3 auparavant, ce dispositif, dit-on, permet de soumettre une demande à distance, mais aussi de suivre en temps réel l’évolution du traitement du dossier. 
    Il se rapporte que le projet, qui sera progressivement étendu aux autres communes du pays, s’inscrit dans le cadre de la stratégie nationale de digitalisation des démarches administratives.
    Un projet fort louable mais qui laisse de grosse colère et réprobation au sein des usagers quant aux souscriptions au certificat de nationalité.

Digitalisation de la demande du certificat de nationalité : un an après, fiasco
    Il y a un an, précisément le 12 décembre 2024, il a été procédé au lancement officiel de la plateforme digitalisée de la Direction de la Nationalité  par la Première ministre Victoire Sidémého TOMEGAH-DOGBE. Vantée comme un tournant décisif dans la modernisation des services publics avec la célérité du traitement des dossiers, la réduction des tracasseries administratives, la fin des longues files d’attente, l’enthousiasme suscité par cette plateforme a tourné au fiasco. De nombreux usagers sont confrontés aux dysfonctionnements criards en l’occurrence la mauvaise qualité de la connexion internet, rendant l’accès à la plateforme aléatoire ;des paiements via transfert mobile effectivement débités, mais sans validation de la demande ;des notifications de mise à jour de dossiers transmises plusieurs semaines, voire deux mois après la soumission, alors qu’elles devraient être quasi automatiques ;l’impossibilité d’effectuer certaines corrections en raison de l’absence du bouton « Procéder » sur l’interface ;des interruptions répétées du site en pleine procédure de demande. Des dossiers faits en ligne depuis neuf  mois sont sans suite. Des usagers se plaignent aussi du fait que pour des cas de paiement non-abouti rencontré sur la plateforme, on leur assure que cela devait remonter au Trésor Public qui est l’institution chargée des paiements qui se chargera de procéder à une vérification avec l’opérateur afin de valider la demande ou de rembourser l’usager. Et c’est parti pour l’éternité. Parfois le Trésor Public propose deux alternatives :attendre le remboursement pour ensuite refaire un autre paiement avec l’argent remboursé ou refaire un autre paiement, sur fonds propres, en attendant le remboursement du premier.
    Après l’étape en ligne, les demandeurs sont contraints de procéder au dépôt physique de leurs dossiers. Or, ce dépôt n’est possible qu’au niveau des préfectures. Dans le Grand Lomé par exemple, seules les Préfectures  du Golfe et d’Agoè-Nyivé sont habilitées à recevoir les dossiers, provoquant une affluence massive et difficilement gérable.
    Les scènes décrites par les usagers sont choquantes : cartons de dossiers empilés à même le sol ou entassés dans des couloirs étroits, bureaux exigus, absence de système de classement fiable. Retrouver un dossier pour une simple mise à jour relève souvent du hasard plus que de l’organisation.
    Même lorsque les demandeurs parviennent à obtenir une audience auprès de l’administration centrale, les mêmes difficultés persistent : dossiers introuvables, renvois vers des services débordés, délais indéterminés, selon le   Cabinet Elfagis-Lotus Consulting qui propose la création, dans chacune des 13 communes du Grand Lomé, d’un centre communal de demande du certificat de nationalité, doté d’agents formés et d’équipements adéquats ;
la mise à jour régulière et proactive de la plateforme numérique ;
la mise en place d’un service technique dédié, chargé de la gestion rapide des incidents, en lien direct avec les agents communaux chargés des demandes en ligne.      Depuis lors, personne ne dit rien, les usagers sont abandonnés à leur triste sort.

Kokou AGBEMEBIO